An dieser Stelle möchten wir Ihnen an einem konktreten Beispiel den Datenimport aus Excel
erklären.
1. Rufen Sie dazu die gewünschte Adressendatei in Excel auf:
Achten Sie darauf, dass der Tabellenkopf in der ersten Zeile steht und alle Spalten
unterschiedliche Spaltenamen haben.
Speichern Sie die Adressen in dem Format: Text (Tabs getrennt) ab:
Rufen Sie im Projektmanager den Menüpunkt Kommunikation-Datenimport auf.
Das Beispielprofil können Sie mit dem Knopf Beispielprofile speichern anlegen.
Klicken Sie danach auf Profil bearbeiten.
Wechseln Sie auf die Registerkarte Dateiaufbau und geben im Textfeld Datei den Namen
der zu importierenden Datei an. Wenn Sie nun auf importieren klicken, dann sollte der
folgende Inhalt erscheinen:
Klicken Sie auf den Knopf aufbauen, um alle Spaltentitel aus der Datei zu holen:
Bereits verwendete Spalten haben eine graue Schriftfarbe. Um die anderen Spalten auch
noch zu berücksichtigen gehen Sie wie folgt vor:
In der Tabelle verfügbare Datenbankspalten Land auswählen. Danach wird durch einen
Doppelklick auf Land in der Tabelle Spalten in Datei -> das Land als Bezeichner
eingetragen.
Drücken Sie danach den linken Knopf hinzufügen.
Wiederholen Sie diese Schritte mit den Feldern PLZ, Ort, Typ (kommt in das Feld AP-männlich) und Ansprechpartner (kommt in das Feld AP-Name).
Entfernen Sie danach noch die nicht vorhandenen Felder name2 und +memo aus der linken
Tabelle.
Nun sollte dieses wie folgt aussehen:
Das Feld Typ muß auf 1 gesetzt werden, wenn Sie Lieferanten importieren möchten.
Speichern Sie dieses Profil mit einem neuen Namen durch einen Klick auf
ab.
Wenn Sie nun wieder auf den Knopf importieren
drücken, dann werden die Spalten der
Datei der Datenbank richtig zugeordnet.
Berücksichtigen Sie die Hinweise im Protokoll. Nehmen Sie gegebenenfalls weitere
Anpassungen vor. Erhöhen Sie danach die Anzahl der einzulesenen Zeilen in der
Auswahlbox Anzahl bis Sie bei alle sind. Deaktivieren Sie nun das Kontrollkästchen Test und
importieren nun alle Daten in die Datenbank. (ein unterteilter Import, zum Beispiel Zeile 1-100, ist nicht möglich).
Sie können jetzt direkt auf die Daten im Kunden- bzw. Lieferantenstamm zugreifen.
Sollten Sie feststellen, dass die Daten nicht richtig importiert wurden, dann haben Sie die
Möglichkeit unter Hauptmenü->Sonstiges->Einstellungen->Programm über Daten löschen,
entsprechende Daten komplett zu löschen. Danach können Sie den Importvorgang (mit
einem anderen Profil oder Einstellungen) wiederholen.
ab.
drücken, dann werden die Spalten der
Datei der Datenbank richtig zugeordnet.